Книги, как и другие материальные основные средства считаются базой активов компании, поэтому их следует отслеживать и контролировать, как и любой другой основной актив. Отличным решением является система управления библиотекой на основе RFID.

Традиционный способ управления книгами базируется на ведении регистрационной карты, но по мере развития технологий большая часть библиотек перешла на компьютерную систему, с использованием системы штрих-кодов. Да, штрих-код смог немного оптимизировать рабочий процесс в библиотеках, но все же не дал ожидаемых результатов с точки зрения скорости и точности. Система штрих-кодов —  довольно медленная технология, требующая прямой видимости предмета, и занимающая много времени для сканирования каждой книги по отдельности.

С системой управления библиотекой на основе RFID можно идентифицировать и находить все книги, ускоряя процесс инвентаризации и улучшая условия пользования ими.

RFID — метки можно поместить на внутреннюю сторону обложки каждой книги; их хватит на более чем 100 000 считываний, прежде чем возникнет необходимость замены.

Система управления библиотекой на основе RFID обладает многими преимуществами по сравнению со штрих-кодами и способствует значительной экономии времени и трудовых затрат. Основная цель системы управления библиотекой на основе RFID заключается в том, чтобы облегчить задачи библиотекаря, которые связаны с взаимодействием с большим потоком посетителей, выдачей книг и требующих внимания. Персонал может получить данные о всех доступных книгах одним нажатием кнопки на считывателе, что существенно упрощает проведение инвентаризации в библиотеке, снижает расходы на оплату труда и время, необходимое для выполнения этих обязанностей. Таким образом, сотрудники, выполнявшие рутинную работу, могут быть задействованы для более продуктивных задач.

RFID обеспечивает надежность для библиотек, поскольку система определяет точное местоположение книг и следит за их перемещением, а также предотвращает несанкционированный вынос.

Кроме того, система управления библиотекой на основе RFID ускоряет процедуры заимствования и возврата, поскольку книги могут самостоятельно проверяться читателем без вмешательства библиотекаря. Это особое актуально для научных библиотек, где недавно опубликованные книги часто пользуются большим спросом. Данная система позволяет организовать самообслуживание для посетителей библиотеки — им больше не придется стоять в очереди, чтобы вернуть или взять книгу.

К примеру, в Сингапуре все библиотеки внедрили систему на основе RFID для управления и отслеживания книг. Такой системой пользуются публичные и академические библиотеки США. Нью-Ганноверская публичная библиотека в Северной Каролине и городская библиотека в Санта-Кларе, Калифорния, были среди первых пользователей системы управления библиотекой на основе RFID.

В Украине также практикуется внедрение подобных систем. Так, библиотека в Центре Митрополита Шептицкого при Украинском Католическом Университете (г.Львов) использует технологию RFID для эффективного управления своими библиотечными фондами. Внедрение данной системы было осуществлено компанией «Смарт-карты Украины».

По сути, все библиотеки должны рассмотреть возможность внедрения системы управления библиотекой на основе RFID из-за того, что она добавляет ценность учреждению и повышает эффективность ее функционирования, а также улучшает обслуживание пользователей.

Интеграция системы управления библиотекой на основе RFID позволит библиотекам эффективнее и удобнее организовать свой рабочий процесс, а также упростить взаимодействия с клиентами.